Las auditorías del IMSS se han intensificado, especialmente tras las reformas en subcontratación laboral. Estas revisiones pueden derivar en determinaciones millonarias si se detectan errores en el cumplimiento de las cuotas obrero-patronales. Identificar y prevenir los errores más comunes es esencial para evitar riesgos financieros serios.

1. Inscripción tardía o incorrecta de trabajadores

Uno de los errores más costosos es dar de alta a los trabajadores después del inicio de sus labores o no inscribirlos. Esto puede derivar en multas de 20 a 350 UMAs por trabajador. También son frecuentes los errores en datos personales, salarios base o clasificación del riesgo de trabajo. Es clave establecer un proceso sistemático de alta de empleados, incluyendo verificación de documentos y cálculo correcto del salario base.

2. Cálculo incorrecto del salario base de cotización

Muchas empresas omiten integrar prestaciones como tiempo extra, comisiones o bonos en el salario base. También se aplican mal los topes mínimos y máximos. Además, no siempre se actualizan los salarios tras cambios en percepciones. Lo ideal es revisar cada mes que el salario reportado refleje correctamente las remuneraciones reales.

3. Omisión de prestaciones

Prestaciones como vales, bonos, uso de vehículo o vivienda proporcionada deben integrarse al salario base. Su omisión genera diferencias que el IMSS detecta fácilmente. Es necesario mantener un registro detallado de todas las prestaciones otorgadas y asegurar su correcta integración en el cálculo.

4. Manejo inadecuado de incapacidades

Errores como pagar el salario completo durante incapacidades o no reportarlas adecuadamente al IMSS pueden generar observaciones. También es común no distinguir entre incapacidades por riesgos de trabajo y enfermedades generales. Se recomienda capacitar al personal y establecer un procedimiento claro para el manejo de estos casos.

5. Problemas con la subcontratación

Con las reformas, solo se permite subcontratar servicios especializados que no formen parte del objeto social. Entre los errores frecuentes están contratar personal que debería ser propio o trabajar con proveedores no registrados ante el IMSS. Se deben revisar contratos, verificar el cumplimiento de los subcontratistas y documentar la especialización del servicio.

6. Deficiencias en seguridad e higiene

La falta de comisiones de seguridad, capacitación, equipo adecuado o clasificación correcta del riesgo puede derivar en sanciones e incluso clausuras. Es crucial realizar diagnósticos periódicos, capacitar al personal y mantener registros de todas las medidas preventivas implementadas.

7. Mala conservación de documentos

Durante auditorías, la falta de documentación como recibos, avisos o expedientes puede jugar en contra de la empresa. La ley obliga a conservar estos documentos por al menos cinco años. Es necesario contar con sistemas físicos y digitales organizados para facilitar su localización.

8. Falta de actualización normativa

Los cambios en la normatividad del IMSS son frecuentes. No actualizar sistemas de nómina o procedimientos internos conlleva errores de cumplimiento. Se debe capacitar constantemente al personal y suscribirse a servicios de actualización normativa.

9. Manejo inadecuado de trabajadores eventuales

Muchas empresas no dan de alta a trabajadores de temporada o lo hacen incorrectamente. También es común contratar por honorarios cuando existe una relación laboral. Es necesario determinar correctamente la naturaleza de la relación y registrar a todos los trabajadores que califiquen como empleados.

10. Errores en el pago de cuotas

Errores aritméticos, aplicación incorrecta de tasas o pagos extemporáneos generan adeudos, recargos y actualizaciones. La conciliación periódica entre registros de nómina y pagos al IMSS ayuda a detectar inconsistencias. Implementar sistemas automatizados y controles mensuales es clave para evitar estos problemas.

Estrategias preventivas

La prevención exige capacitación continua, controles internos sólidos y procedimientos bien documentados. Realizar auditorías internas permite detectar fallos antes de que el IMSS los identifique. También es recomendable contar con asesoría especializada para interpretar la normatividad y aplicar mejores prácticas.

¿Tu empresa necesita fortalecer su cumplimiento con el IMSS?

En Grupo Ripresa ofrecemos asesoría especializada en seguridad social para ayudarte a evitar errores costosos y proteger la estabilidad de tu empresa. Contáctanos.

Contacto

Teléfono: 33 20 05 08 05
Email: [email protected]
Dirección: Calle Mar Báltico No. 2240 Int. 407, Col. Country Club, Guadalajara, Jalisco, CP 44610